Een brief waarin een fiscale controle bij je kmo wordt aangekondigd, zorgt al snel voor vragen. Waarom wordt mijn onderneming gecontroleerd? Welke documenten moet ik bezorgen? En vooral: waar gaat de fiscus precies naar kijken?

Een fiscale controle betekent niet automatisch dat er iets fout zit. Ook een kmo met een correct gevoerde boekhouding kan gecontroleerd worden. Tijdens zo’n controle kijkt de fiscus bovendien niet noodzakelijk naar elk detail. Bepaalde kosten, transacties en fiscale aftrekken verdienen sneller extra aandacht omdat daar vaker fouten of discussies ontstaan.

Wat controleert de fiscus bij een kmo? We overlopen een aantal belangrijke aandachtspunten.

1. Fiscale controle van beroepskosten

Beroepskosten zijn een belangrijk aandachtspunt bij een fiscale controle van een kmo. Een factuur op naam van je vennootschap betekent namelijk niet automatisch dat de kost fiscaal aftrekbaar is.

Je moet onder meer kunnen aantonen dat de uitgave verband houdt met je beroepsactiviteit en over de nodige bewijsstukken beschikken.

Vooral kosten waarbij een mogelijk privékarakter speelt, kunnen vragen oproepen. Denk aan restaurantkosten, reizen, opleidingen, elektronica of aankopen die zowel professioneel als privé gebruikt worden.

Zorg er daarom niet alleen voor dat facturen correct bewaard worden. Hou waar nodig ook bij wat de professionele reden voor een bepaalde uitgave was. Maanden of jaren later is die context vaak moeilijker te reconstrueren.

2. Bedrijfswagens bij een fiscale controle van je kmo

Ook bedrijfswagens kunnen tijdens een fiscale controle bij een kmo onder de loep worden genomen.

De fiscale regels rond wagens zijn de afgelopen jaren sterk veranderd. De aftrekbaarheid hangt onder meer samen met het type wagen, de CO₂-uitstoot, de aandrijving en het moment waarop de wagen werd aangeschaft, geleased of gehuurd.

Daarnaast speelt ook het privégebruik een rol. Mag een bedrijfsleider of werknemer een bedrijfswagen privé gebruiken? Dan kan daarvoor een belastbaar voordeel van alle aard van toepassing zijn.

Het is dus belangrijk dat zowel de verwerking van de autokosten als het eventuele privégebruik correct gebeurt.

3. Btw-aftrek: een belangrijk aandachtspunt bij fiscale controles

Een factuur met btw geeft niet automatisch recht op volledige btw-aftrek. De aankoop moet gebruikt worden voor activiteiten die recht op aftrek geven en bij gemengd professioneel en privégebruik kan de aftrek beperkt zijn.

Dat is bijvoorbeeld relevant bij wagens, smartphones, laptops en andere goederen die niet uitsluitend beroepsmatig gebruikt worden.

Ook formele fouten op facturen of een verkeerde btw-behandeling van transacties kunnen tijdens een fiscale controle aan het licht komen.

De betaalwijze of het feit dat een factuur op naam van je onderneming staat, bepaalt dus niet alleen of btw aftrekbaar is. Ook de aard en het werkelijke gebruik van de aankoop zijn belangrijk.

4. Rekening-courant tijdens een fiscale controle

Een ander mogelijk aandachtspunt bij een fiscale controle van je vennootschap is de rekening-courant van de bedrijfsleider.

Betaal je privé-uitgaven met middelen van je vennootschap of neem je bedragen op die niet meteen als loon of dividend worden verwerkt? Dan kunnen die geldstromen op je rekening-courant terechtkomen.

Een rekening-courant is op zich niet uitzonderlijk. Een debetsaldo dat structureel oploopt, verdient wel extra aandacht.

Wanneer je als bedrijfsleider middelen van de vennootschap ter beschikking krijgt zonder daarvoor een passende vergoeding te betalen, kunnen daar fiscale gevolgen aan verbonden zijn. Een renteloze of voordelige lening kan bijvoorbeeld aanleiding geven tot een belastbaar voordeel van alle aard.

Laat het saldo daarom niet jarenlang ongemerkt oplopen.

5. Controle van voordelen van alle aard

Niet alles wat een vennootschap voor een bedrijfsleider of werknemer betaalt, is automatisch een gewone beroepskost zonder verdere fiscale gevolgen.

Denk bijvoorbeeld aan het privégebruik van een bedrijfswagen of andere voordelen die een onderneming ter beschikking stelt. In verschillende situaties moet daarvoor een voordeel van alle aard worden aangegeven.

Bij een fiscale controle kan de fiscus nagaan of dergelijke voordelen correct werden geïdentificeerd, berekend en fiscaal verwerkt.

Het is daarom belangrijk om niet alleen naar de kost voor de vennootschap te kijken, maar ook naar de mogelijke fiscale gevolgen voor de persoon die het voordeel ontvangt.

6. Omzet en inkomsten bij een fiscale controle van een kmo

Een fiscale controle bij een kmo draait uiteraard niet alleen om kosten en aftrekposten. Ook de aangegeven omzet en inkomsten kunnen gecontroleerd worden.

De fiscus kan informatie uit verschillende aangiften, boekhoudkundige stukken en andere beschikbare gegevens met elkaar vergelijken. Verschillen of opvallende evoluties kunnen vervolgens aanleiding geven tot bijkomende vragen.

Een sterke boekhouding draait daarom niet alleen om het verzamelen van correcte documenten. Ook de consistentie tussen je boekhouding en verschillende fiscale aangiften is belangrijk.

7. Verloning van de bedrijfsleider onder de loep

Loon, voordelen, kostenvergoedingen en dividenden hebben elk een andere fiscale behandeling. Ook de verloning van een bedrijfsleider kan daarom relevant zijn tijdens een fiscale controle.

Vooral kostenvergoedingen verdienen een correcte onderbouwing. Een betaling simpelweg als ‘onkosten’ verwerken, maakt die niet automatisch belastingvrij. De aard en berekening van de vergoeding moeten correct kunnen worden verantwoord.

Een doordachte verloningsstrategie gaat daarom altijd samen met een goede administratie en een correcte fiscale verwerking.

Hoe bereid je je kmo voor op een fiscale controle?

De beste voorbereiding op een fiscale controle begint niet wanneer de controlebrief in je mailbox verschijnt.

Facturen correct verwerken, bewijsstukken bewaren, privé- en beroepsuitgaven scheiden, je rekening-courant opvolgen en fiscale keuzes goed documenteren: het zijn gewoontes die je het hele jaar door helpen om je dossier op orde te houden.

Wordt er toch een fiscale controle aangekondigd? Bekijk dan eerst zorgvuldig welke informatie gevraagd wordt, over welke periode de controle gaat en welke belasting wordt onderzocht.

Je accountant kan vervolgens helpen om de gevraagde documenten te verzamelen, vragen van de fiscus correct te beantwoorden en het dossier verder op te volgen.

Kan je je beschermen tegen de kosten van een fiscale controle?

Zelfs wanneer je administratie correct gevoerd wordt, kan een fiscale controle tijd en professionele begeleiding vragen. Afhankelijk van de omvang en complexiteit kunnen de kosten daarvan oplopen.

Daarom kan ook een verzekering voor fiscale rechtsbijstand interessant zijn. Afhankelijk van de voorwaarden van de polis kan zo’n verzekering tussenkomen in bepaalde kosten voor professionele bijstand tijdens een fiscale controle.

Belangrijk is wel om daar vooraf over na te denken. Een verzekering afsluiten wanneer een controle al aangekondigd is, betekent niet dat die bestaande controle automatisch gedekt zal zijn.

Fiscale controle bij je kmo? Een goede voorbereiding maakt het verschil

Er bestaat geen universele checklist die de fiscus tijdens iedere controle volledig afwerkt. Welke elementen onderzocht worden, hangt af van je onderneming, het type controle en de concrete omstandigheden.

Toch zijn er duidelijke aandachtspunten. Beroepskosten, btw-aftrek, bedrijfswagens, rekening-courant, voordelen van alle aard, omzet en verloning verdienen allemaal een correcte verwerking en onderbouwing.

Bij Tudors Accountancy kijken we daarom liever vooraf mee dan pas wanneer er een probleem ontstaat. Een actuele en correct gevoerde boekhouding helpt niet alleen bij een eventuele fiscale controle, maar geeft je als ondernemer ook meer inzicht en zekerheid doorheen het jaar.

👉 Een fiscale controle aangekondigd of wil je weten of jouw administratie voldoende onderbouwd is? Ontdek hoe Tudors je kan begeleiden via www.tudors.be