Bankieren, communiceren, bestellen... bijna alles verloopt tegenwoordig digitaal. Ook de boekhouding maakt die overstap steeds vaker, en met goede reden: digitale boekhouding is sneller, overzichtelijker en altijd beschikbaar.

Toch krijgen we bij Tudors regelmatig een terechte vraag: "is digitale boekhouding wel écht veilig?"

Het antwoord? Ja, mits je het goed aanpakt. In deze blog leggen we uit welke risico’s er zijn, en hoe je je boekhouding veilig én efficiënt online kunt beheren.

Wat is digitale boekhouding precies?

Bij digitale boekhouding verloopt je volledige financiële administratie via gespecialiseerde software in de cloud. Denk aan platformen zoals Yuki, Exact Online, of Octopus.

Deze tools laten je toe om:

  • Facturen digitaal te maken en versturen
  • Inkomende documenten automatisch te verwerken
  • Bankverrichtingen te koppelen
  • Aangiftes elektronisch in te dienen
  • Inzicht te krijgen via realtime rapporten

Het resultaat? Minder handmatig werk, meer tijdswinst, en een beter zicht op je cijfers.

Wat zijn de risico’s van digitale boekhouding?

Hoewel digitale boekhouding veel voordelen biedt, zijn er ook aandachtspunten. Hier zijn de drie belangrijkste risico’s:

1. Cyberaanvallen

Hackers proberen via phishing, malware of andere methodes toegang te krijgen tot gevoelige gegevens zoals klantinformatie of bankgegevens. Een succesvolle aanval kan leiden tot financiële schade en reputatieverlies.

2. Datalekken

Een menselijke fout, verouderde software of onvoldoende beveiliging kan leiden tot datalekken. Denk aan de strenge GDPR-regels: een datalek moet je melden en kan een boete opleveren.

3. Automatiseringsfouten

Hoewel veel processen automatisch verlopen, kunnen er nog steeds fouten sluipen in de koppelingen of verwerking. Zonder manuele controle kunnen deze fouten uitgroeien tot grotere problemen, zoals verkeerde btw-aangiftes of rapportagefouten.

Hoe maak je digitale boekhouding écht veilig?

Het goede nieuws? Deze risico’s zijn perfect beheersbaar. Met de juiste voorzorgsmaatregelen wordt je digitale boekhouding zelfs veiliger dan een papieren administratie.

Kies voor betrouwbare software

Werk uitsluitend met software die bekend en erkend is in de sector. Deze leveranciers investeren continu in beveiliging, updates, back-ups en dataversleuteling. Bij Tudors kiezen we bewust voor softwarepartners die aan de strengste normen voldoen.

Gebruik tweestapsverificatie

Een sterk wachtwoord alleen volstaat niet meer. Met 2FA (tweestapsverificatie) voeg je een extra beveiligingslaag toe: naast je wachtwoord heb je ook een tijdelijke code nodig. Zo maak je het hackers moeilijker.

Beperk toegangen

Niet iedereen in je onderneming hoeft toegang tot alle financiële gegevens. Geef alleen toegang aan wie die écht nodig heeft, en stel duidelijke gebruikersrechten in.

Hou alles up-to-date

Verouderde software vormt een risico. Zorg ervoor dat updates automatisch worden uitgevoerd - niet alleen voor je boekhoudsoftware, maar ook voor je computer, browser en besturingssysteem.

Extra tip: op safeonweb.be vind je praktische tools en advies van de Belgische overheid rond cyberveiligheid voor kmo’s.

Wat zijn de voordelen van digitale boekhouding?

Als je digitale boekhouding goed beveiligd is, profiteer je volop van de voordelen:

  • Efficiëntie: taken zoals facturatie, bankkoppelingen en aangiftes verlopen sneller
  • Minder fouten: automatisering vermindert het risico op manuele fouten
  • Realtime inzicht: je hebt altijd zicht op je financiële situatie
  • Beter samenwerken: jij en je boekhouder werken in dezelfde digitale omgeving
  • Tijdswinst: wat vroeger uren kostte, is nu in enkele klikken geregeld

Je boekhouding wordt meer dan een verplichting: het wordt een strategisch hulpmiddel.

Tudors helpt je digitaal én veilig boekhouden

Bij Tudors geloven we dat digitalisering je sterker maakt als ondernemer. Maar dat kan alleen als je boekhouding niet alleen digitaal, maar ook veilig georganiseerd is.

Daarom bieden we meer dan alleen klassieke accountancydiensten. We begeleiden je ook bij:

  • De keuze van betrouwbare software
  • Het correct instellen van beveiligingsopties
  • Het inschatten en beperken van digitale risico’s

Overweeg je om je boekhouding te digitaliseren? Of twijfel je aan de veiligheid van je huidige systeem? Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking. Wij maken jouw boekhouding futureproof.