Even boodschappen doen en per ongeluk de verkeerde kaart bovenhalen. Een privérestaurantbezoek betalen met de kaart van je vennootschap. Of een persoonlijke aankoop bewust via de zakelijke rekening laten lopen met het idee: dat regelen we later wel in de boekhouding.
Het gebeurt vaker dan je denkt.
Maar geld op de rekening van je vennootschap is niet zomaar jouw privégeld. Een privé-uitgave betalen via je vennootschap moet daarom correct verwerkt worden. Gebeurt dat niet, dan kan een ogenschijnlijk kleine betaling uiteindelijk fiscale gevolgen hebben.
Wat gebeurt er precies met zo'n privé-uitgave? Wanneer komt je rekening-courant in beeld? En waarom laat je het saldo daarvan beter niet jarenlang oplopen?
Mag je privé-uitgaven betalen met je vennootschap?
Een vennootschap en haar bedrijfsleider zijn juridisch twee afzonderlijke entiteiten. Het vermogen van je vennootschap is dus niet hetzelfde als je privévermogen.
Dat betekent niet dat één verkeerde betaling met je zakelijke kaart meteen een fiscaal drama veroorzaakt. Wel moet duidelijk zijn dat het om een privé-uitgave gaat en moet die betaling correct boekhoudkundig verwerkt worden.
Een persoonlijke aankoop kan je immers niet zomaar als beroepskost boeken. Om een kost fiscaal te kunnen aftrekken, moet onder meer het beroepsmatige karakter ervan kunnen worden aangetoond.
Ook de btw op een zuiver private aankoop is niet zomaar aftrekbaar.
Privé-uitgaven en je rekening-courant: wat gebeurt er?
Hier komt de rekening-courant van de bedrijfsleider in beeld.
De rekening-courant registreert bedragen die jij en je vennootschap onderling nog van elkaar tegoed hebben.
Betaalt je vennootschap bijvoorbeeld €500 voor een zuiver private aankoop en betaal je dat bedrag niet meteen terug? Dan ontstaat in principe een schuld van jou tegenover de vennootschap. Die kan via je rekening-courant verwerkt worden.
Op zich hoeft dat geen probleem te zijn. De rekening-courant is net bedoeld om dergelijke geldstromen correct te registreren.
Het wordt interessanter wanneer die schuld structureel begint op te lopen.
Waarom laat je een debet rekening-courant beter niet oplopen?
Staat je rekening-courant in debet, dan heb jij als bedrijfsleider geld tegoed van je vennootschap gebruikt. Economisch gezien stelt je vennootschap dus middelen ter beschikking.
Wanneer daar geen of onvoldoende interest tegenover staat, kan dat fiscale gevolgen hebben. Een renteloze of voordelige lening vanwege je vennootschap kan bijvoorbeeld aanleiding geven tot een belastbaar voordeel van alle aard.
Daarom is een rekening-courant geen handige privéportefeuille waar je onbeperkt uit kan putten.
Een betaling vergeten terug te storten is één ding. Maand na maand persoonlijke aankopen betalen via de vennootschap en het saldo laten groeien, is iets anders.
Bij Tudors raden we daarom aan om de rekening-courant regelmatig te bekijken en tijdig te bespreken hoe een eventueel debetsaldo wordt aangezuiverd.
Wat met btw op privé-uitgaven via je vennootschap?
Ook voor btw is het onderscheid tussen privé en professioneel belangrijk.
Het feit dat een factuur op naam van je vennootschap staat of met de zakelijke kaart betaald werd, geeft op zichzelf geen recht op btw-aftrek.
Voor zuiver private aankopen is er in principe geen recht op aftrek van btw. Bij gemengd gebruikte goederen of diensten kan de btw-aftrek beperkt worden tot het beroepsmatige gedeelte.
Dat is bijvoorbeeld relevant bij een smartphone, laptop of wagen die zowel professioneel als privé wordt gebruikt.
De betaalkaart bepaalt dus niet de fiscale behandeling. Het werkelijke gebruik en de aard van de kost doen dat wel.
Privé betaald voor je vennootschap? Dat kan ook andersom
Het omgekeerde gebeurt trouwens even vaak.
Je betaalt met je privékaart een aankoop die wél volledig voor je onderneming bestemd is.
Ook dat moet correct verwerkt worden. In dat geval kan je vennootschap net een bedrag aan jou verschuldigd zijn. Ook zulke geldstromen kunnen via de rekening-courant geregistreerd worden.
Bewaar daarbij altijd de correcte factuur of het nodige bewijsstuk. Alleen een betaling op je bankafschrift volstaat niet automatisch om een kost en eventuele btw-aftrek te verantwoorden.
Hoe hou je privé en vennootschap correct gescheiden?
De eenvoudigste oplossing is ook de meest praktische: gebruik je zakelijke kaart uitsluitend voor zakelijke uitgaven.
Gaat het toch eens mis? Meld de privé-uitgave dan aan je dossierbeheerder en zorg ervoor dat de betaling correct verwerkt of terugbetaald wordt. Zo voorkom je dat kleine bedragen zich ongemerkt opstapelen op je rekening-courant.
Kijk daarnaast regelmatig naar het saldo van die rekening. Een oplopende rekening-courant is vaak een signaal dat privé- en vennootschapsmiddelen te veel door elkaar beginnen te lopen.
Digitalisering kan daar trouwens bij helpen. Met een actuele boekhouding worden dergelijke transacties veel sneller zichtbaar dan wanneer je pas maanden later naar de cijfers kijkt.
Conclusie: je vennootschapskaart is geen privébankkaart
Een privé-uitgave met de kaart van je vennootschap is niet automatisch een ramp. Maar de betaling verdwijnt ook niet omdat die tussen honderden andere transacties staat.
De kost moet correct worden geïdentificeerd en verwerkt. Wanneer privé-uitgaven via de rekening-courant blijven oplopen, kunnen daar bovendien fiscale gevolgen aan verbonden zijn.
Ons advies? Hou beide geldstromen zo zuiver mogelijk gescheiden en laat je rekening-courant regelmatig controleren. Dat maakt je administratie overzichtelijker en voorkomt dat een reeks kleine privébetalingen uiteindelijk een groter fiscaal probleem wordt.
👉 Staat er een aanzienlijk saldo op je rekening-courant of twijfel je over de verwerking van bepaalde uitgaven? Bij Tudors Accountancy bekijken we graag samen hoe je dit correct aanpakt.
